Vi Förenade

Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

Byggnadsföreningen Vi Förenade ek. för., Box 20 791 21 Falun, org.nr 783200-3185 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

När du ställer dig i vår bostadskö

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Förteckning över personuppgifter som finns hos Vi Förenade

När bostad söks

Sökandes/medsökandes:

  • Namn
  • Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande (om det krävs för säker identifiering)
  • Adress eller tillfällig adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Ekonomiska förhållanden; vid enskild firma, uppgift om företaget
  • Familjeförhållanden; antalet barn och ålder på dessa
  • Önskat boende, till exempel bostadens storlek och läge i huset
  • Boendeförhållanden vid tidpunkten för ansökan/intresseanmälan:
    - Hyresrätt, med uppgift om tidigare hyresvärdars namn, adress, telefonnummer och referensperson
    - Bostadsrätt, med uppgift om kontaktperson i bostadsrättsföreningens styrelse
    - Egnahem, med uppgift om fastighetsbeteckning
    - Annat boende, med uppgift om adress och referenser
  • Arbetsgivarens namn, adress och telefonnummer, med uppgift om referensperson

När bostad erbjuds

  • Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande (om uppgiften inte tidigare inhämtats)
  • Kreditupplysning och andra uppgifter från till exempelvis kronofogden eller inkassobolag
  • Uppgift om eventuell borgensman
  • Uppgifter från de referenspersoner som sökanden själv har angett i ansökan, såsom uppgifter om hur sökanden skött sitt boende vad gäller hyresinbetalningar och i övrigt. Anteckningar om eventuell tidigare misskötsamhet ska vara kortfattad, adekvat och relevant.
  • Anställnings-och arbetsgivarintyg. Information som inhämtats från arbetsgivaren om denne åberopats som referens. I dessa fall får hyresvärden kontrollera arbetsgivarens identitet för att säkerställa att lämnade uppgifter är riktiga.
  • Dom eller ansökan om äktenskapsskillnad, dom om bättre rätt till lägenhet, bodelningsavtal eller andra handlingar till stöd för bytesrätt, andrahandsuthyrning eller överlåtelse

När hyresförhållandet pågår.

Med avtalet som grund:

  • Namn
  • Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande
  • Adress, även tidigare adress
  • Eventuellt c/o-adress eller tillfällig adress
  • Identifikationsnummer, såsom kontraktsnummer, internt och/eller officiellt lägenhetsnummer
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Förekomst av säkerhet, till exempel borgensman
  • Förekomst av förvaltare eller god man och i förekommande fall kontaktuppgifter till denne
  • Uppgift om betalningar, autogiro och betalningsreferenser (exempelvis OCR-nummer)
  • Boendeform eller boendekategori som inte innebär uppgift om hälsotillstånd
  • Uppgifter rörande förbrukning av värme, varmvatten och el
  • för att kunna utföra behörighetskontroll
 

För att kunna tillvarata rättsliga anspråk med anledning av avtalet, information som innehåller personuppgifter om:

 
  • Betalningsförsummelser
  • Störningar i boendet
  • Åsidosättande av sundhet, ordning och gott skick samt åsidosättande av vårdnadsplikten
  • Meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse eller störningar
  • Användning som kan leda till avtalets upphörande
  • Förekomst av ohyra
  • Misstanke om brottslig verksamhet i lägenheten som kan läggas till grund för förverkande eller som hyresvärden är skyldig att beivra (exempelvis koppleri)
  • Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser
  • Andra uppgifter som behövs för att hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av avtalet

Med intresseavvägning som grund:

  • Bilder inom ramen för kamerabevakning
  • Passageloggar i elektroniska nyckelsystem
  • Kontaktuppgifter (ICE -In Case of Emergency) till anhöriga
  • Uppgifter i orosanmälan till socialtjänsten angående personer som kan fara illa
  • Språkpreferens som inte innebär uppgift om etnicitet
  • Hyresgästens kontaktuppgifter för egen och andras marknadsföring
  • Uppgifter om bostadsanpassningar i lägenheten som inte innebär behandling av uppgifter om hälsotillstånd